管理組合総会の基礎知識（後編）
2012/11/20
（前編からの続き）
管理組合総会の基礎知識の後編に入る前に、議案の決議要件について触れておきます。
総会における各議案については、議案ごとの決議要件を明確にしなくてはなりません。
決議事項には、普通決議事項と「組合員総数の４分の３以上及び議決権総数の４分の３以上で決する。」とした特別決議事項とがあり、それぞれの事項については、標準管理規約第47条、第48条［注1］に定められています。
決議要件を明確にする際に議論となる事項として、管理規約の別表に記載のある「管理費等」の変更があります。別表の変更は、管理規約の制定・変更等として扱い特別決議事項とするか、または普通決議事項とするか・・・
これには、「管理費等の額や規約の制定・変更等については総会の決議を経なければならない（標準管理規約第48条三、四号）と規約に定められ、なおかつ、規約の制定・変更等に関する総会の議事は、組合員総数の４分の３以上及び議決権総数の４分の３以上で決する（同第47条3項一号）と定められている場合、管理費等の額の変更については、特別決議事項の対象とはされていないと解する。」との判決が神戸地方裁判所（事件番号：平成14年（レ）第90号）において下されているため、別表の「管理費等」変更は特別決議事項ではなく普通決議事項として扱います。
総会の開催から議事録作成まで
５．総会前の準備
出席票等の提出予定日までに出席票・委任状・議決権行使書の提出状況の一覧表を作成し、未提出者に対して提出依頼等を行います。また、臨時理事会を開催して質問事項に対する理事会としての回答も用意します。
６．総会受付
管理業務を委託している場合は、管理会社担当者（管理員等）と理事が担当します。
総会の出席資格については、標準管理規約第45条［注2］に定められています。
ただし、マンション・コミュニティーを考えると、議決権や発言権は無いものとしたうえで、規約にて「区分所有者の配偶者または同居する親族は、総会に出席することができる。」などと出席資格を限定した上、多くの居住者に参加を促すことも検討に値します。
７．議案の審議
総会における議長の議決権行使について、「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決し、可否同数の場合には、議長の決するところによる。」と規約に定めている場合は、議長の議決権行使のタイミングや「議長委任」に対する取扱いの解釈について、意見の集約を図ることが難しくなるため、標準管理規約第47条2項に定める「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する」と規約改正し、議長も議案決議時に議決権を行使するとします。
議案については、作成したシナリオに沿って審議を進めますが、その際、議案審議が紛糾した場合の議事進行理由とすることができますので、議案審議に入る前に総会の終了予定時間を必ず報告することが大切となります。
議案の審議について定められた順序はありませんが、一般的な審議の流れとしては概ね、事業報告、会計報告、監査報告、管理委託契約締結、事業計画、予算案、役員選任等の順となります。
事業報告：事業計画に基づく報告とともに、未実施事業がある場合は、その理由も報告しなくてはなりません。
会計報告：必要な資料（収支計算書・貸借対照表等）を添付した上で、実績や前年度予算との対比を報告します。
監査報告：会計のみの監査をする場合がありますが、必ず業務の執行状況も監査し報告します。
議案事項：議案は賛成・反対の判断ができる内容のものとすることが大切であり、賛否の問えない（参加者への相談の投げかけ等）議案は上程するべきではありません。
また、区分所有法第37条1項に「集会においては、第35条の規定によりあらかじめ通知した事項についてのみ決議することができる」としていますので、議案の中に「その他」の事項を入れてはいけません。
８．議事録の作成、保管等
議事録は議長が作成し、議事録には、議長および議長の指名する2名の総会に出席した組合員が署名押印しなければなりません。
議事録には、組合員総数、議決権総数、出席組合員数・出席議決権数（委任状等の書面、代理人による出席を含む）等とともに、開会宣言から採決方法、議案審議の内容など閉会宣言までの経過の要領およびその結果を記載します。議決結果の記載について、普通決議事項の場合には賛成多数とする記載でも問題はありませんが、特別決議事項については、賛成した組合員数および議決権数を記載します。
議事録の作成期限についての規定はありませんが、議事録は、保管して利害関係人の閲覧に供さなくてはならないとされているため、1ヶ月以内を目途として、できるだけ速やかに作成します。
（マンョン管理士／森田和彦）
